こんにちは！
mito design | さとうです！
今日はLINE公式アカウントの自動応答メッセージに関するよくある疑問と活用方法についてお届けします♩
あなたは自動応答メッセージ活用できていますか？？
この自動応答メッセージを上手に使うことで、お問い合わせの自動化による業務軽減やお客様の利便性向上に役立ち、良いことづくし♡
特に、実店舗での対面サービスを提供している方は必見。
ぜひ最後までご覧くださいね！
自動応答メッセージは2種類ある！
自動応答メッセージは2種類あります。
それは「応答メッセージ」と「AI応答メッセージ」です。
まずはその違いから簡単に説明させていただきますね。
応答メッセージ
応答メッセージとは、あらかじめ設定しておいたキーワードと返答内容を記録しておき、
そのキーワードと完全一致するメッセージを受け取った際に、指定したメッセージを自動で返信する、というもの。
例えば、
「【プレゼント】とメッセージいただければ配布します」
などとお友だちに促し、希望者のみにクーポンやデータの配布する、などと活用する場合に使えます。
ただこの応答メッセージの難点は、
【完全一致】でないと、正しく応答できない
という点です。
お友だちがメッセージを送る際に
「プレゼント欲しいです！」
など丁寧に文章を送ってしまうと反応できないので、
結局自分の手で返信しないといけなくなります。
この応答メッセージを活用するときには、キーワードで送っていただくように促すと良いですね！
AI応答メッセージ
AI応答メッセージとは、あらかじめご自身のビジネス概要を登録しておくことで、お客様からのお問い合わせに対し、AIが自動的に回答文を作成＆配信してくれるという機能です。
ご自身の業種を選ぶことで質問内容が表示されるので、その質問事項に回答する形で入力しておくだけで完了します。
複雑な質問や長文には回答できない場合が多いので、あらかじめ「短文で質問してください」などとアナウンスすることで解消できます！
回答不可な内容のものは、【回答不可】という項目に入れたメッセージが流れます。
その項目には「後ほど担当者からご連絡します」などのメッセージを登録しておき、コミュニケーションにつなげましょう！
※AI応答メッセージは、2023年11月でサービス終了予定。
自動応答メッセージ活用のメリット
応答メッセージを活用するメリットは
- お客さまのお問い合わせに直接対応していた時間をカットできるので、業務に集中できる。
- お客さまご自身も、情報が欲しいと思った時にすぐに知ることができる。
- ２の結果、来店やサービスの利用へ繋がりやすい。
- お客さまの目線でシステムを構築しているので、信頼を得ることにもつながる。
という点です。
ライバルが多い業種であればなおさら、お客様に選んでもらうきっかけにもなりますね！
自動応答メッセージを活用するデメリット
では反対にデメリットはというと、
- 情報を正しく管理しないといけない
- 応答メッセージの設定中はチャットはできないので、都度切り替える必要がある。
- チャットで手軽に質問できることをあらかじめ周知していただく必要がある。
自動で応答してくれる分、しっかり管理していかないと誤った情報発信が逆に信頼損失に繋がってしまいます。
どんなツールを使う時にも同じように言えますが、
しっかり管理をしていく前提で、可能な範囲で有効活用していきましょう！
自動応答の内容を設定する
応答メッセージのメッセージ設定は、スマホ版＆PC版どちらからでも可能です！
ホーム画面にある【応答メッセージ】【AI応答メッセージ】からそれぞれ設定していきましょう。
応答方法を設定する
最後に、応答設定でどのようにお客さまのメッセージに返信するのか、
チャットの応答方法を選択します。
ホーム画面【設定】→【応答】から設定していきましょう。
応答時間
応答時間内（稼働時間内）と応答時間外（稼働時間外）で、応答方法を自動で切り替えることができます。
例えば、応答方法でチャット（直接やりとりする方法）を選んでいる場合に、
営業時間外は全て自動応答にするなどして切り替えをしていきます。
時間枠の設定は【チャット設定】から、曜日ごとの設定が可能です。
応答時間内
応答時間をオンにしたときに設定できるようになる項目です。
- 手動チャット
- 手動チャット＋応答メッセージ
- 手動チャット＋AI応答メッセージ
- 手動チャット＋応答メッセージ＋AI応答メッセージ
の中から選択することができます。
応答時間外
応答時間をオンにしたときに設定できるようになる項目です。
- 応答メッセージ
- AI応答メッセージ
- 応答メッセージ＋AI応答メッセージ
の中から選択することができます。
まとめ
自動応答メッセージをしっかり活用していくことで、特に個人でビジネスをされている方の味方になること間違いなし！ですね＾＾
ツールを上手に活用・管理するだけで
あなたのお仕事時間がより充実したものに変わります！
ぜひ活用していきましょう！！
今日も最後までご覧いただきありがとうございました♩
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